Zasady wystawiania i odbierania faktur KSeF stosowane przez ORLEN Upstream Polska od 1 lutego 2026 r.

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF). 

Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) wyjątkami, stanie się obowiązkowe:​

·         od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł, 

·         od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez ORLEN Upstream Polska, które to będą miały zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

·         ORLEN Upstream Polska nie będzie co do zasady informował kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze.

·         Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF Spółka będzie uznawała znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT.

·         W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne), ORLEN Upstream Polska​ będzie udostępniał fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.  

·         W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez Spółkę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.

​​

Faktury wystawiane dla ORLEN Upstream Polska (faktury zakupowe)

·         Od 1 lutego 2026 r. prosimy nie przysyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.

·         W przypadku wystawienia faktur dla ORLEN Upstream Polska w trybie awaryjnym, prosimy o ich przesyłanie na adres: efaktura@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie, co pozwoli na sprawny przebieg procesu weryfikacji i akceptacji faktury w ORLEN Upstream Polska oraz w KSeF.

·         Załączniki do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF), załączniki do faktur, które są niezbędne, aby ORLEN Upstream Polska mógł rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres: zal@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie.

·         W temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik, należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności – wówczas numeru KSeF nie należy podawać, należy wskazać nr faktury dla każdego przesyłanego do ORLEN Upstream Polska załącznika. Prosimy zastosować zasadę 1:1, przez co należy rozumieć, że w jednej wiadomości e-mail należy przesłać jeden plik PDF (nie przekraczający 10 Mb) z załącznikiem do jednej faktury.

·         ORLEN Upstream Polska nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip.

·         ​W przypadku przekazania sprzedawcy (kontrahent Spółki) przez komórkę biznesową ORLEN Upstream Polska numeru Identyfikatora wewnętrznego KSeF, informacja ta powinna zostać zamieszczona w fakturze KSeF w polu Podmiot3 -> Dane identyfikacyjne -> IDWEW.

·         Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu „Nr zamówienia” wpisywać wyłącznie wartość numeryczną, bez dodatkowych liter i znaków. Umieszczenie numeru zamówienia w innym miejscu niż do tego dedykowane w schemie FA(3), skutkować będzie brakiem właściwej identyfikacji po stronie Spółki i może wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.​